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Personen

Die Kontaktverwaltung ist das Herzstück der Gemeindeverwaltung. Hier werden alle Kontakte der Gemeinde gepflegt.

Kontaktliste

Die Übersicht zeigt eine Tabelle aller erfassten Personen mit folgenden Spalten:

  • Aktionen — Buttons zum Bearbeiten, Löschen etc.
  • Name — Vor- und Nachname
  • Adresse — Wohnadresse
  • Email — E-Mail-Adresse
  • Mobil — Mobilfunknummer
  • Gemeinderollen — Zugewiesene Rollen als Badges

Über das Suchfeld können Sie nach Name, E-Mail, Adresse, Mobilnummer oder Rolle filtern.

Kontakt anlegen

  1. Klicken Sie auf "Neuer Kontakt"
  2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
    • Vorname und Nachname
  3. Optionale Felder:
    • Email
    • Mobilfunknummer
    • Geburtsdatum
    • Gemeindeglied (Ja/Nein)
    • Familie (Zuordnung zu einer bestehenden Familie)
    • Familienrolle (erscheint nur bei gewählter Familie)
    • Gemeinderollen (Mehrfachauswahl mit Strg/Cmd)
    • Zugeordneter Benutzer (nur für Admins sichtbar)
    • Notizen
  4. Klicken Sie auf "Speichern"

Kontakt bearbeiten

Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button in der Aktionen-Spalte, um die Daten einer Person zu ändern. Alle Felder können nachträglich geändert werden.

Freigaben und Sorgekontakte (Admin)

Administratoren öffnen beim Kontakt Freigaben. Unter Freigaben und Sorgekontakte dokumentieren Sie mit einem Nachweis die wirksame Entscheidung für Telefon, E-Mail, Wohnadresse und Geburtstag: Freigegeben, Gesperrt oder Widerrufen. Vorhandene Kontaktdaten sind keine Zustimmung. Allgemeine Veröffentlichung bleibt auf aktive erwachsen erfasste Gemeindemitglieder begrenzt; Geburtstage erscheinen nur als Tag und Monat.

Erfassen Sie Sorgekontakte ausdrücklich und getrennt nach Benachrichtigungen erlaubt und Sorgefreigabe befugt. Familienrolle, Ehe, gemeinsamer Haushalt oder Kontaktbearbeitungsrecht ersetzen diese Zuordnung nicht. Die aktuelle konkrete Gruppenleitung erhält berechtigte Sorgekontakte mit Name, Telefon und E-Mail ausschließlich für Gruppenanliegen, nicht zur allgemeinen Veröffentlichung.

Bei Kindergeburtstagen dokumentieren Sie das belegte wirksame Gesamtergebnis samt Sorgebelegen je konkrete Gruppe. Eine Zustellberechtigung allein genügt nicht; die App entscheidet nicht automatisch anhand einzelner Elternstimmen. Neue Gruppenzuordnung übernimmt keine Freigabe einer anderen Gruppe. Eltern, Ehepartner, Älteste und Gruppenleitungen können fremde Freigaben nicht selbst setzen.

Entfallene Befugnisse widerrufen Sie ausdrücklich. Inaktivität ist kein dauerhafter Widerruf; dokumentierte Sperren und Widerrufe bleiben auch für inaktive Kontakte oder Gruppen möglich, ohne neue Rechte zu gewähren.

Die Alterszuordnung vertraut dem selbst gepflegten gültigen Geburtsdatum; fehlende, ungültige und zukünftige Angaben bleiben unbekannt. Falsche Selbstangaben können Minderjährigenfilter umgehen. Es gibt keinen verifizierten Altersnachweis; siehe Altersangaben und Schutzgrenze.

Anmeldecode senden

Um einer Person Zugang zur Gemeinde-App zu geben, klicken Sie auf den Schlüssel-Button in der Aktionen-Spalte. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Anmeldelink.

Voraussetzung

Der Button erscheint nur, wenn die Person eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen hat.

QR-Einladung für die Gemeinde-App

Mit der QR-Einladung geben Sie einer Person vor Ort Zugang zur Gemeinde-App — auch wenn sie keine E-Mail-Adresse hat:

  1. Klicken Sie beim Kontakt auf den QR-Einladung-Button in der Aktionen-Spalte
  2. Auf Ihrem Bildschirm erscheint ein QR-Code
  3. Die Person scannt den Code mit der Kamera ihres Handys; die App öffnet sich und zeigt „Einladung annehmen“
  4. Die Person tippt auf „Einladung annehmen“ und ist damit angemeldet; erst dieser Tipp löst die Einladung ein
  5. Die Person kann danach direkt einen Passkey einrichten (siehe Anmeldung in der App)

Die Einladung ist 10 Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Mit "Widerrufen" machen Sie eine noch nicht eingelöste Einladung ungültig. Erstellen Sie eine neue Einladung, wird die bisherige offene Einladung dieses Kontakts ungültig. Unter "Link anzeigen/ausblenden" sehen Sie den Einladungslink als Text.

Voraussetzungen

Die QR-Einladung können nur Administratoren erstellen; der Button erscheint für andere Benutzer nicht, auch nicht beim eigenen Kontakt. Der Kontakt muss aktiv sein: Für deaktivierte Kontakte kann keine Einladung erstellt werden. Die QR-Einladung funktioniert auch, wenn Passkeys für Ihre Gemeinde nicht eingerichtet sind; die Person wird dann angemeldet, ohne dass ihr ein Passkey angeboten wird.

Benachrichtigung per E-Mail

Hat der Kontakt eine E-Mail-Adresse, erhält die Person eine E-Mail, sobald die Einladung eingelöst wird, und eine weitere, wenn ein Passkey eingerichtet wird. Die E-Mail nennt Datum, Uhrzeit und den Namen des Passkeys. So fällt auf, wenn jemand anderes Zugang eingerichtet hat. Enthält der Kontakt keine E-Mail-Adresse, wird nichts gesendet.

Einladung nicht weitergeben

Wer den Code scannt, wird als dieser Kontakt angemeldet. Zeigen Sie ihn nur der betreffenden Person und nur direkt vor Ort.

Passkeys eines Kontakts widerrufen

Hat ein Mitglied in der Gemeinde-App Passkeys eingerichtet, sehen Sie diese beim Kontakt:

  1. Klicken Sie auf den Passkeys-Button (Fingerabdruck-Symbol) in der Aktionen-Spalte
  2. Es erscheint die Liste der Passkeys des Kontakts
  3. Klicken Sie beim betreffenden Passkey auf Widerrufen und bestätigen Sie die Rückfrage

Das ist z.B. bei einem verlorenen Gerät sinnvoll. Das Mitglied kann sich danach weiterhin mit einem Anmeldecode oder einer QR-Einladung anmelden. Ist ein Kontakt deaktiviert, ist die Passkey-Anmeldung gesperrt; die Passkeys bleiben erhalten und gelten nach der Reaktivierung wieder.

Passkeys, die über eine QR-Einladung eingerichtet wurden, tragen den Vermerk „Angelegt über QR-Einladung von …“ mit dem Namen des Administrators, der die Einladung erstellt hat. Ist dieser Benutzer inzwischen gelöscht, steht dort nur „Angelegt über QR-Einladung“.

Voraussetzungen

Der Button erscheint nur, wenn Sie das Recht haben, diesen Kontakt zu verwalten, und Passkeys für Ihre Gemeinde eingerichtet sind.

Backend-Benutzer erstellen (Admin)

Um einer Person Zugang zum Admin-Backend zu geben:

  1. Klicken Sie auf den Benutzer-anlegen-Button in der Aktionen-Spalte
  2. Wählen Sie die System-Rolle (Benutzer oder Administrator)
  3. Wählen Sie die Gemeinderollen per Checkboxen
  4. Klicken Sie auf "Benutzer anlegen & Zugangsdaten senden"

Benutzername und Passwort werden automatisch generiert und per E-Mail an den Kontakt gesendet. Der Benutzer muss beim ersten Login sein Passwort ändern.

Voraussetzung

Der Button erscheint nur, wenn die Person eine E-Mail-Adresse hat und noch kein Benutzerkonto verknüpft ist.

Admin-Aktionen

Administratoren sehen zusätzliche Aktionen in einem Dropdown-Menü:

  • Test-Push senden — Sendet eine Test-Push-Nachricht an alle Geräte der Person
  • Push-Geräte anzeigen — Zeigt alle registrierten Push-Geräte mit Registrierungsdatum
  • Push-Geräte löschen — Löscht alle Push-Registrierungen (Person muss sich erneut für Push anmelden)
  • App-Sessions anzeigen — Zeigt aktive App-Sessions mit Geräteinfo und Ablaufdatum
  • App-Sessions löschen — Loggt die Person aus der App aus

CSV-Import (Admin)

Administratoren können Kontakte per CSV-Datei importieren:

  1. Klicken Sie auf "CSV Import"
  2. Laden Sie optional die CSV-Vorlage herunter
  3. Wählen Sie eine CSV-Datei aus (Trennzeichen: Semikolon, Encoding: UTF-8)
  4. Klicken Sie auf "Importieren"

Pflichtfelder: vorname, nachname

Optionale Felder: email, mobil, geburtsdatum (TT.MM.JJJJ), familien_nr, familienname, familienrolle (Ehemann/Ehefrau/Sohn/Tochter/Alleinstehend), strasse, hausnummer, plz, ort, telefon, gemeindeglied (ja/nein), gemeinderolle, notizen

Personen mit gleicher familien_nr werden derselben Familie zugeordnet.